Mailimport konfigurieren

Zusätzlich zum manuellen Upload können PDFs per E-Mail importiert werden.

Funktionsweise

• Die E-Mail muss eine PDF-Datei enthalten.
• Das PDF muss einen gültigen DOCTAG-QR-Code enthalten.
• Nur bei erfolgreicher Prüfung wird das Dokument importiert.
• Bei mehreren QR-Codes im PDF wird das Dokument je QR-Code getrennt.

Einrichtung

Sie finden die Funktion unter Einstellungen > System > E-Mail. Hinterlegen Sie dort die Zugangsdaten eines Postfachs, das ausschließlich vom DOCTAG-Server genutzt wird. Der Mailimport verwendet immer den als Standard markierten Workflow (mit Sternchen) in den Einstellungen.

Der Mailimport löscht die Mails nach dem Import aus dem Postfach.

Moderne OAuth2 Mailintegration

Ab 2026 unterstützt DOCTAG die sichere und universelle Anbindung von Postfächern über den Standard OAuth2 (RFC 6749) und XOAUTH2 (RFC 7628). Damit können Sie Google, Microsoft, Yahoo und viele weitere Provider ohne proprietäre Schnittstellen oder zusätzliche Bibliotheken anbinden.

• ✅ Universell: Funktioniert mit Google, Microsoft, Yahoo und beliebigen OAuth2-Providern
• ✅ Sicher: Keine Passwörter im Klartext, Tokens werden verschlüsselt gespeichert (AES-256)
• ✅ Einfach: Einheitliche Einrichtung, weniger Abhängigkeiten
• ✅ Abwärtskompatibel: Klassisches IMAP/POP3 weiterhin möglich

Unterstützte Provider

• Google: imap.gmail.com
• Microsoft: outlook.office365.com
• Yahoo: imap.mail.yahoo.com
• Weitere: Jeder IMAP-Server mit XOAUTH2-Unterstützung

Einrichtungsschritte

1. Im DOCTAG unter Einstellungen > System > E-Mail als Provider „OAuth2 (Google, Microsoft, Yahoo)“ wählen.
2. Provider auswählen und auf „Mit Provider verbinden“ klicken.
3. Sie werden zum jeweiligen Anbieter weitergeleitet und autorisieren den Zugriff.
4. Nach erfolgreicher Anmeldung werden die Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert.

Hinweis: Für die Einrichtung benötigen Sie ggf. Zugang zu den jeweiligen Cloud-Konsolen (Google Cloud, Microsoft Azure, Yahoo Developer), um die OAuth2-Clientdaten zu hinterlegen. Die Redirect-URL lautet immer: https://<Ihre-Domain>/api/oauth2/callback

Sicherheit & Token-Management

• Alle OAuth2-Tokens werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert.
• Automatische Verlängerung (Refresh) der Tokens, kein manueller Eingriff nötig.
• Bei Problemen (z.B. abgelaufene Tokens) einfach erneut autorisieren.

Migration & Kompatibilität

• Bestehende IMAP/POP3-Postfächer funktionieren weiterhin (Legacy-Modus).
• Für neue Google/Microsoft/Yahoo-Postfächer wird OAuth2 dringend empfohlen.

Troubleshooting

• "XOAUTH2 not supported": Der Mailserver unterstützt kein XOAUTH2 – bitte Legacy-Modus verwenden.
• "Invalid access token": Token abgelaufen – bitte erneut autorisieren.
• "OAuth2 configuration missing": OAuth2-Clientdaten in den Umgebungsvariablen prüfen.