DOCTAG Logo DOCTAG
🇬🇧 EN 🇪🇸 ES 🇫🇷 FR
Kostenlos starten

Workflow anlegen

Workflows sind das zentrale Element in DOCTAG. Sie definieren Rollen der signierenden Personen für das Dokument und die dazugehörigen Eingabefelder.

  1. Neuen Workflow erstellen

    Öffnen Sie Einstellungen > System > Workflows, erstellen Sie einen neuen Workflow und vergeben Sie einen eindeutigen Namen.

  2. Rollen definieren

    Legen Sie die benötigten Rollen fest, z. B. Versender, Frachtführer und Empfänger.

  3. Felder pro Rolle festlegen

    Bestimmen Sie, welche Informationen je Rolle erfasst oder bestätigt werden müssen.

Workflow-Datentypen / Felder

Datentyp / Feld Beschreibung
Textfeld Freitext für Hinweise, Nummern oder Kennzeichen.
Checkbox Fragen oder Bestätigungen als Ja/Nein.
Datei anhängen Zusätzliche, untergeordnete Dokumente anhängen.
Signatur Feld, um eine Unterschrift zu zeichnen und frei auf dem Dokument zu platzieren.
Skizzenfeld Feld, um Freihand-Skizzen zu zeichnen und frei auf dem Dokument zu platzieren.
E-Mail Der Adressat erhält nach der Signatur eine Kopie des signierten Dokuments. Auch bei weiteren Signaturen durch andere Personen.
Hyperlink URL-Adresse als anklickbarer Link. Kann manuell eingegeben oder per Kamera aus einem QR-Code gescannt werden. Im Signaturprotokoll wird der Link klickbar dargestellt.
Ganzzahl Eingabefeld für ganze Zahlen (z. B. Anzahl Paletten, Kartons oder Einheiten). Der Wert wird im Signaturprotokoll als Zahl dargestellt.
Auswahlliste Dropdown-Auswahl aus vordefinierten Optionen. Die Optionen werden bei der Workflow-Konfiguration festgelegt (eine Option pro Zeile). Nützlich für standardisierte Werte wie Fahrzeugtypen oder Zustandsbewertungen.

Praxis-Tipp: Eine separate Upload-Rolle erleichtert das flexible Anhängen von Dokumenten oder Bildern jederzeit und unabhängig von anderen Rollen.

Kontoführung (Ledger)

Die Ledger-Funktion erlaubt es, Mengen physischer Objekte – z. B. Europaletten – zwischen zwei DOCTAG-Instanzen automatisch zu verfolgen und gegenzurechnen. DOCTAG aggregiert dazu die Signaturdaten aus allen verbundenen Instanzen und stellt den aktuellen Kontostand jederzeit übersichtlich dar.

Wie funktioniert es?

Jede Signatur in einem Ledger-Workflow erfasst eine Transaktion. Abhängig von der Ledger-Rolle des Eingabefelds wird die Menge als Eingang (Credit) oder Ausgang (Debit) gebucht. DOCTAG führt für jedes Gegenstellen-Instanz-Paar ein eigenes Konto pro Objekttyp und ermittelt den Saldo automatisch aus allen vorhandenen Signaturen.

Schritt für Schritt – Beispiel Europaletten

  1. Workflow anlegen

    Legen Sie einen neuen Workflow an, z. B. mit dem Namen „Lieferschein“. Definieren Sie mindestens eine Rolle, z. B. „Lademitteltausch“.

  2. Kontoführungs-Kontext aktivieren

    Aktivieren Sie in den erweiterten Optionen der Rolle die Checkbox „Kontoführungs-Kontext (Ledger)“. Damit wird diese Rolle für die Ledger-Auswertung aktiviert.

  3. Objekttyp-Feld anlegen

    Fügen Sie eine Auswahlliste mit dem Namen „Objekttyp" hinzu, tragen Sie die möglichen Objekttypen ein (z. B. „Europalette") und setzen Sie die Ledger-Rolle auf „Objekttyp". Durch die Auswahlliste ist sichergestellt, dass Objekttypen konsistent geschrieben werden und die Buchungen korrekt zusammengeführt werden.

  4. Mengenfelder anlegen (Eingang / Ausgang)

    Fügen Sie ein Ganzzahl-Feld „Übergebene Paletten" hinzu und setzen Sie die Ledger-Rolle auf „Ausgang (Debit)". Fügen Sie ein weiteres Ganzzahl-Feld „Zurückerhaltene Paletten" hinzu und setzen Sie die Ledger-Rolle auf „Eingang (Credit)". Beide Felder können auch optional sein – wird eines nicht ausgefüllt, fehlt die Gegenbuchung und der Saldo zeigt eine Differenz.

  5. Dokumente signieren

    Beim normalen Signiervorgang wählt der Fahrer „Europalette" aus der Auswahlliste, trägt „10" als übergebene Paletten und „8" als zurückerhaltene Paletten ein. DOCTAG bucht dann –10 (Debit) und +8 (Credit) auf dem Konto „Europalette" mit Ihrer Gegenstelle.

  6. Ledger-Ansicht aufrufen

    Klicken Sie in der Navigation auf das Waage-Symbol (⚖). Die Ledger-Ansicht zeigt alle Gegenstellen mit je einem aufklappbaren Bereich pro Gegenstelle. Darin sind die Konten nach Objekttyp aufgelistet, jeweils mit Gesamteingang, Gesamtausgang und aktuellem Saldo. Ein positiver Saldo bedeutet, dass Sie mehr erhalten als abgegeben haben.

  7. Einzelbuchungen einsehen

    Klicken Sie auf ein Konto, um alle Einzelbuchungen aufzuklappen. Jede Zeile entspricht einem signierten Dokument mit Datum, Ihren Buchungswerten und den gespiegelten Werten der Gegenstelle. Differenzen (z. B. wenn die Gegenseite noch nicht signiert hat) werden farblich hervorgehoben.