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Créer un flux de travail

Les flux de travail sont l'élément central de DOCTAG. Ils définissent les rôles des signataires du document et les champs de saisie associés.

  1. Créer un nouveau flux de travail

    Ouvrez Paramètres > Système > Flux de travail, créez un nouveau flux de travail et attribuez-lui un nom explicite.

  2. Définir les rôles

    Définissez les rôles nécessaires, par exemple expéditeur, transporteur et destinataire.

  3. Attribuer des champs par rôle

    Déterminez quelles informations chaque rôle doit fournir ou confirmer.

Types de données / champs du flux de travail

Type de donnée / champ Description
Champ de texte Texte libre pour remarques, numéros ou identifiants.
Checkbox Questions ou confirmations en Oui/Non.
Joindre un fichier Joindre des documents supplémentaires subordonnés.
Signature Champ pour dessiner une signature et la placer librement sur le document.
Champ de croquis Champ pour dessiner des croquis à main levée et les placer librement sur le document.
E-Mail Le destinataire reçoit une copie du document signé après la signature. Également lors de signatures ultérieures par d'autres personnes.
Hyperlink Adresse URL sous forme de lien cliquable. Peut être saisie manuellement ou scannée depuis un code QR. Le lien est affiché cliquable dans le protocole de signature.
Nombre entier Champ de saisie pour les nombres entiers (p. ex. nombre de palettes, cartons ou unités). La valeur est affichée sous forme de nombre dans le protocole de signature.
Liste de sélection Sélection déroulante parmi des options prédéfinies. Les options sont définies lors de la configuration du flux de travail (une par ligne). Utile pour des valeurs standardisées telles que les types de véhicule ou les évaluations d'état.

Conseil pratique : un rôle de téléversement séparé facilite la mise en pièce jointe flexible de documents ou d'images à tout moment et indépendamment des autres rôles.

Comptabilité (Ledger)

La fonction Ledger permet de suivre automatiquement les quantités d'objets physiques – p. ex. les europalettes – entre deux instances DOCTAG et de les comptabiliser mutuellement. DOCTAG agrège pour cela les données de signature de toutes les instances connectées et affiche le solde actuel de manière claire à tout moment.

Comment ça fonctionne ?

Chaque signature dans un flux de travail Ledger enregistre une transaction. Selon le rôle Ledger du champ de saisie, la quantité est comptabilisée comme entrée (crédit) ou sortie (débit). DOCTAG tient un compte distinct pour chaque paire d'instances par type d'objet et calcule automatiquement le solde à partir de toutes les signatures existantes.

Étape par étape – exemple avec des europalettes

  1. Créer le flux de travail

    Créez un nouveau flux de travail, p. ex. avec le nom « Bon de livraison ». Définissez au moins un rôle, p. ex. « Échange de moyens de chargement ».

  2. Activer le contexte de comptabilité

    Dans les options avancées du rôle, activez la case « Contexte de comptabilité (Ledger) ». Cela active le rôle pour l'évaluation Ledger.

  3. Créer un champ type d'objet

    Ajoutez une liste de sélection nommée « Type d'objet », saisissez les types d'objet possibles (p. ex. « Europalette ») et définissez le rôle Ledger sur « Type d'objet ». La liste de sélection garantit une orthographe cohérente des types d'objet et une consolidation correcte des enregistrements.

  4. Créer des champs de quantité (entrée / sortie)

    Ajoutez un champ entier « Palettes transmises » et définissez le rôle Ledger sur « Sortie (Débit) ». Ajoutez un autre champ entier « Palettes récupérées » et définissez le rôle Ledger sur « Entrée (Crédit) ». Les deux champs peuvent être facultatifs ; si l'un n'est pas renseigné, la contrepartie est manquante et le solde affiche une différence.

  5. Signer des documents

    Lors du processus de signature normal, le chauffeur sélectionne « Europalette » dans la liste de sélection, saisit « 10 » comme palettes transmises et « 8 » comme palettes récupérées. DOCTAG enregistre alors –10 (débit) et +8 (crédit) sur le compte « Europalette » avec votre contrepartie.

  6. Ouvrir la vue Ledger

    Cliquez sur l'élément de menu Gestion de comptes (Ledger) dans la navigation. La vue Ledger affiche toutes les contreparties avec une zone dépliable par contrepartie. Les comptes y sont listés par type d'objet, chacun avec le total des entrées, le total des sorties et le solde actuel. Un solde positif signifie que vous avez reçu plus que vous n'avez livré.

  7. Consulter les transactions individuelles

    Cliquez sur un compte pour afficher toutes les transactions individuelles. Chaque ligne correspond à un document signé avec la date, vos valeurs comptables et les valeurs en miroir de la contrepartie. Les écarts (p. ex. si la contrepartie n'a pas encore signé) sont mis en évidence par une couleur.