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Crear flujo de trabajo

Los flujos de trabajo son el elemento central de DOCTAG. Definen los roles de las personas firmantes del documento y los campos de entrada asociados.

  1. Crear nuevo flujo de trabajo

    Abra Ajustes > Sistema > Flujos de trabajo, cree un nuevo flujo de trabajo y asígnele un nombre claro.

  2. Definir roles

    Defina los roles necesarios, por ejemplo remitente, transportista y destinatario.

  3. Asignar campos por rol

    Determine qué información debe aportar o confirmar cada rol.

Tipos de datos / campos del flujo de trabajo

Tipo de dato / campo Descripción
Campo de texto Texto libre para notas, números o identificadores.
Checkbox Preguntas o confirmaciones como Sí/No.
Adjuntar archivo Adjuntar documentos adicionales subordinados.
Firma Campo para dibujar una firma y colocarla libremente en el documento.
Campo de boceto Campo para dibujar bocetos a mano alzada y colocarlos libremente en el documento.
E-Mail El destinatario recibe una copia del documento firmado tras la firma. También con firmas posteriores de otras personas.
Hyperlink Dirección URL como enlace cliqueable. Puede introducirse manualmente o escanearse desde un código QR. El enlace aparece cliqueable en el protocolo de firma.
Número entero Campo de entrada para números enteros (p. ej. cantidad de palés, cajas o unidades). El valor se muestra como número en el protocolo de firma.
Lista de selección Selección desplegable de opciones predefinidas. Las opciones se definen en la configuración del flujo de trabajo (una por línea). Útil para valores estandarizados como tipos de vehículo o valoraciones de estado.

Consejo práctico: un rol de carga separado facilita la adjunción flexible de documentos o imágenes en cualquier momento e independientemente de otros roles.

Contabilidad (Ledger)

La función Ledger permite hacer un seguimiento automático de cantidades de objetos físicos –p. ej. europalés– entre dos instancias de DOCTAG y compensarlas mutuamente. Para ello, DOCTAG agrega los datos de firma de todas las instancias conectadas y muestra el saldo actual de forma clara en cualquier momento.

¿Cómo funciona?

Cada firma en un flujo de trabajo Ledger registra una transacción. Dependiendo del rol Ledger del campo de entrada, la cantidad se registra como entrada (crédito) o salida (débito). DOCTAG lleva una cuenta propia para cada par de instancias por tipo de objeto y calcula el saldo automáticamente a partir de todas las firmas existentes.

Paso a paso – ejemplo con europalés

  1. Crear el flujo de trabajo

    Cree un nuevo flujo de trabajo, p. ej. con el nombre "Albarán". Defina al menos un rol, p. ej. "Intercambio de medios de carga".

  2. Activar el contexto de contabilidad

    En las opciones avanzadas del rol, active la casilla "Contexto de contabilidad (Ledger)". Esto activa el rol para la evaluación Ledger.

  3. Crear campo de tipo de objeto

    Añada una lista de selección con el nombre "Tipo de objeto", introduzca los tipos de objeto posibles (p. ej. "Europalet") y establezca el rol Ledger en "Tipo de objeto". La lista de selección garantiza que los tipos de objeto se escriban de forma coherente y que los registros se consoliden correctamente.

  4. Crear campos de cantidad (entrada / salida)

    Añada un campo de número entero "Palés transferidos" y establezca el rol Ledger en "Salida (Débito)". Añada otro campo de número entero "Palés devueltos" y establezca el rol Ledger en "Entrada (Crédito)". Ambos campos pueden ser opcionales; si no se rellena uno, falta la contrapartida y el saldo muestra una diferencia.

  5. Firmar documentos

    En el proceso normal de firma, el conductor selecciona "Europalet" de la lista de selección, introduce "10" como palés transferidos y "8" como palés devueltos. DOCTAG registra entonces –10 (débito) y +8 (crédito) en la cuenta "Europalet" con su contraparte.

  6. Abrir la vista Ledger

    Haga clic en el elemento de menú Gestión de cuentas (Ledger) en la navegación. La vista Ledger muestra todas las contrapartes con un área desplegable por contraparte. Dentro se listan las cuentas por tipo de objeto, cada una con entrada total, salida total y saldo actual. Un saldo positivo significa que ha recibido más de lo que ha entregado.

  7. Ver transacciones individuales

    Haga clic en una cuenta para desplegar todas las transacciones individuales. Cada línea corresponde a un documento firmado con fecha, sus valores contables y los valores reflejados de la contraparte. Las diferencias (p. ej. si la contraparte aún no ha firmado) se resaltan en color.