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eCMR und DeCA ohne TMS-Schnittstelle
DOCTAG übernimmt Transportdokumente über die Mailanbindung: Sie senden den fertigen Frachtbrief als PDF-Anhang an Ihre DOCTAG-Mailadresse. Es ist kein EDI-Projekt, keine API-Anbindung und keine Programmierung erforderlich.
Damit ist DOCTAG softwareunabhängig. Jedes System, das ein PDF erzeugen und per E-Mail versenden kann, lässt sich anbinden – praktisch jedes Transportmanagementsystem, ERP, Warenwirtschafts- oder Fakturasystem. Ihr bestehendes System bleibt unverändert.
So läuft der Prozess
- Ihr TMS, ERP oder Fakturaprogramm erzeugt den Frachtbrief wie bisher als PDF. Layout, Nummernkreise und Formulare bleiben unverändert.
- Das PDF wird als E-Mail-Anhang an die Mailadresse Ihrer DOCTAG-Instanz gesendet – manuell oder automatisch als Verteiler aus der Disposition.
- DOCTAG legt das Dokument an, vergibt eine nicht erratbare Dokument-ID und erzeugt daraus Link und QR-Code.
- Fahrer, Empfänger oder Kontrollbehörde öffnen das Dokument über Link oder QR-Code – ohne App-Installation und ohne Benutzerkonto.
- Signaturen, Vorbehalte und Änderungen werden kryptografisch an den Dokumentstand gebunden und bleiben nachvollziehbar.
Was Sie dafür nicht brauchen
- Keine EDI- oder API-Integration.
- Keinen Austausch und keinen Umbau des bestehenden TMS oder ERP.
- Keine App-Installation bei Fahrer oder Empfänger.
- Keine Benutzerkonten für externe Geschäftspartner.
- Keine Migration bestehender PDF-Layouts in ein proprietäres Format.
- Kein zentrales Plattformkonto, über das alle Beteiligten laufen müssen.
Voraussetzungen
- Ein Dokument als PDF, erzeugt aus einer beliebigen Software.
- Die Möglichkeit, dieses PDF per E-Mail zu versenden.
- Für die Signatur vor Ort: ein Smartphone oder Tablet mit mobilem Internet.
Mailanbindung im Vergleich zur klassischen Plattformintegration
| Kriterium | DOCTAG Mailanbindung | Klassische Plattformintegration |
|---|---|---|
| Vorbereitung | Mailadresse hinterlegen | Schnittstellenprojekt und Datenmapping |
| IT-Aufwand | Keine Entwicklung notwendig | Entwicklung, Test und Abnahme |
| Bestehendes TMS | Bleibt unverändert | Anpassung oder Migration |
| Dokumentlayout | Bestehendes PDF unverändert | Häufig Vorlage des Anbieters |
| Externe Partner | Zugriff per Link oder QR-Code | Häufig Konto im Anbieternetz |
| Startzeitpunkt | Kurzfristig möglich | In der Regel Wochen bis Monate |
Hinweis: Die Mailanbindung schließt eine spätere API-Anbindung nicht aus. Sie ist der schnellste Einstieg, nicht die einzige Option.
Häufige Fragen
Kann ich DeCA und eCMR wirklich ohne Programmierung einführen?
Ja. Für den Start genügt die Mailanbindung: Das fertige PDF wird als Anhang an die DOCTAG-Mailadresse gesendet, DOCTAG erzeugt daraus das digital bereitgestellte Dokument mit Link und QR-Code. Eine API-Anbindung ist möglich, aber für den Betrieb nicht erforderlich.
Welche Speditions- oder Transportsoftware wird unterstützt?
DOCTAG ist softwareunabhängig und setzt keine bestimmte Anwendung voraus. Unterstützt wird jedes System, das ein PDF erzeugen und per E-Mail versenden kann. Das trifft auf praktisch jedes Transportmanagementsystem, ERP, Warenwirtschafts- und Fakturasystem zu.
Wie kommt das PDF automatisch aus der Disposition zu DOCTAG?
In der Regel wird die DOCTAG-Mailadresse im bestehenden Dokumentversand als zusätzlicher Empfänger oder Verteiler hinterlegt. Der Frachtbrief geht dann wie gewohnt raus und erreicht DOCTAG im selben Arbeitsschritt, ohne zusätzliche Bedienung.
Eignet sich die Mailanbindung auch für hohe Belegzahlen?
Ja. Die Mailanbindung ist ein automatisierter Eingangskanal und nicht auf Einzelfälle beschränkt. Jede eingehende Mail wird verarbeitet und als eigenes Dokument angelegt, unabhängig vom täglichen Volumen.
Was passiert, wenn sich während des Transports etwas ändert?
Ein aktualisiertes PDF kann erneut bereitgestellt werden. Der bereitgestellte Dokumentstand und jeder Export bleiben nachvollziehbar dokumentiert, sodass später erkennbar ist, welcher Stand wann verfügbar war.